KI für Rathäuser: weniger Routine, mehr Zeit für Bürger
Ich berate Stadt- und Gemeindeverwaltungen beim Einsatz von KI und entwickle die passenden Lösungen selbst. Aus Geislingen, für den Zollernalbkreis und darüber hinaus.
- Beratung und Entwicklung aus einer Hand
- Personenbezogene Daten bleiben in Deutschland
- Der Mensch entscheidet und gibt frei
Zwei Angebote für Kommunen
KI kann heute mehr als chatten
ChatGPT, Copilot und Co. kennen die meisten. Der eigentliche Hebel: KI übernimmt ganze Arbeitsschritte. Am Beispiel einer ganz normalen Vereins-Mail.
- Stufe 1
Assistent
Die KI liest die Mail des Musikvereins zum Herbstkonzert und schlägt einen Text für das Amtsblatt vor. Sie prüfen und übernehmen.
- Stufe 2
Automatisierung
Aus derselben Mail entstehen automatisch die Einträge für Amtsblatt, Homepage und Veranstaltungskalender. Als Entwurf, zur Freigabe.
- Stufe 3
Agent
Die KI merkt, wenn etwas fehlt, etwa die Uhrzeit oder der Eintrittspreis, und fragt beim Verein nach, bevor etwas veröffentlicht wird.
- Stufe 4
Ausblick
Posteingang, Ablage, Suche und Fachverfahren greifen ineinander. Die Verwaltung bekommt ein System, das mitarbeitet.
In jeder Stufe gilt: Der Mensch entscheidet und gibt frei.
Wo Routine in den Ämtern Zeit frisst
Typische Aufgaben aus der Praxis. Welche davon bei Ihnen den größten Hebel haben, klären wir gemeinsam.
Posteingang sortieren
Mails im Funktionspostfach werden gelesen, dem richtigen Sachgebiet zugeordnet und mit einem Antwortentwurf versehen. Statt morgens eine halbe Stunde zu sortieren, reicht ein kurzer Blick.
Veranstaltungen veröffentlichen
Eine Meldung, alle Kanäle: Amtsblatt, Homepage, Veranstaltungskalender und Social Media aus einer Quelle, im passenden Ton.
Protokolle schreiben
Sitzungen und Besprechungen aufnehmen und den Protokollentwurf direkt in Ihrer Vorlage erhalten. Prüfen, anpassen, fertig.
Dokumente finden
Die Ablage im Dokumentenmanagement und auf den Laufwerken per Frage durchsuchen, statt lange nach der richtigen Akte zu suchen.
Papier auslesen
Zählerstände, Formulare und Anträge vom Scan direkt als Daten übernehmen und dort ablegen, wo sie hingehören.
Informationen verteilen
Eingehende Anordnungen und Schreiben automatisch an die zuständigen Stellen weiterleiten, etwa an Bauhof, Polizei oder Ortsvorsteher.
Schreiben aus geprüften Vorlagen
Die KI füllt Ihre freigegebenen Musterschreiben mit den Angaben des Einzelfalls. Die rechtliche Grundlage steckt in der Vorlage, nicht in der KI.
Barrierefreie Dokumente
PDFs für die Homepage so aufbereiten, dass sie barrierefrei lesbar sind und den Anforderungen an öffentliche Stellen genügen.
Ein KI-Fahrplan für eine Stadtverwaltung im Zollernalbkreis
An einem Auftakttag mit Gesprächen in den Ämtern und einem gemeinsamen Workshop kamen 24 Anwendungsfälle zusammen. Jeder wurde nach Nutzen und Machbarkeit bewertet.
- 1Auftakttag vor Ort
- 24Anwendungsfälle erfasst und bewertet
- 3Wellen für die Umsetzung, beginnend ohne Personendaten
Tipp: Grafiken anklicken, um sie in voller Größe zu öffnen.
Von der Sitzung zur Aufgabenliste
Gemeinderat, Amtsleiterrunde, Baustellentermin: Die KI schreibt mit, fasst zusammen und macht aus Absprachen konkrete Aufgaben. Unabhängig von der Kommunalapp einsetzbar.
- Schritt 1
Aufnehmen
Sitzung oder Besprechung wird aufgezeichnet, im Raum oder per Videokonferenz. Nur mit Einverständnis aller Teilnehmenden.
- Schritt 2
Transkribieren
Die KI wandelt das Gesprochene in Text um. Die Verarbeitung läuft lokal oder auf Servern in Deutschland.
- Schritt 3
Zusammenfassen
Aus dem Transkript entsteht der Protokollentwurf in Ihrer Vorlage: Themen, Ergebnisse, Beschlüsse und offene Punkte.
- Schritt 4
Aufgaben ableiten
Aus den Absprachen werden To-dos mit Verantwortlichen und Fristen, zugeordnet an die zuständige Person oder Stelle. Vor dem Versand prüft ein Mensch.
Sie erhalten einen Entwurf, keine fertige Niederschrift: Protokoll und Aufgaben gehen erst nach Prüfung raus.
Vom ersten Gespräch zur laufenden Lösung
Kleine Schritte mit schnell sichtbarem Nutzen statt Großprojekt über Jahre. Am Ende entscheidet die Akzeptanz im Team.
Verstehen
Gespräche in den Ämtern vor Ort: Wo frisst Routine Zeit, welche Abläufe und Systeme gibt es heute?
KI-Fahrplan
Alle Anwendungsfälle nach Nutzen und Machbarkeit bewertet, mit Reihenfolge und Empfehlung für Technik und Betrieb.
Erster Erfolg in Wochen
Start mit risikoarmen Fällen ohne Personendaten. Die Entlastung wird schnell sichtbar und messbar.
Ausbauen mit Begleitung
Schritt für Schritt in Ihrem Tempo. Ich baue die Lösungen und nehme die Mitarbeitenden mit.
Klare Leitplanken von Anfang an
Datenschutz ist bei mir Teil der Architektur, von der ersten Skizze an.
Personenbezogene Daten bleiben in Deutschland
Die Verarbeitung läuft auf einem Server im Rathaus oder in einem deutschen Rechenzentrum, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Warum nicht bei US-Anbietern? Der US CLOUD Act verpflichtet sie, Daten an US-Behörden herauszugeben, auch wenn die Server in Europa stehen.
Die KI gibt keine Rechtsauskunft
Die Verwaltung pflegt geprüfte Vorlagen, die KI formuliert den Entwurf für den Einzelfall, ein Mensch prüft. So bleibt die Rechtsgrundlage dort, wo sie hingehört.
Der Mensch gibt frei
Jede Lösung hat ein Qualitätstor. Entscheidung, Ermessen, Bürgerkontakt und Freigabe bleiben bei Ihren Mitarbeitenden.
Entlastung statt Stellenabbau
Es geht um mehr Zeit für Menschen und weniger Kopierarbeit. Personalrat und Datenschutzbeauftragte binden wir von Anfang an ein.
Die Kommunalapp: mehr als ein Mängelmelder
Für Bürger ist es so einfach wie ein Foto: Schlagloch entdeckt, abgedrückt, fertig. Der eigentliche Hebel liegt dahinter, in einer Verwaltungssoftware, die jede Meldung vorsortiert, an die richtige Stelle leitet, Fristen im Blick behält und auf Knopfdruck auswertet.
Entstanden in Geislingen, Einführung in Vorbereitung
Niedrigschwellig melden
Kein Formular, keine App-Installation, keine Zuständigkeit suchen. Foto machen, und die Meldung ist unterwegs. Fast wie eine kleine Schatzsuche im eigenen Ort, und über den persönlichen Link sieht man, wann der Schaden behoben ist.
Hier liegt der Hebel
Ein Ticketsystem mit KI-Vorsortierung, Routing nach eigenen Regeln, Fristen je Dringlichkeit, selbst verwalteten Stellen und Zuständigkeiten sowie Berichten auf Knopfdruck. Weniger Telefon, weniger Zettel, weniger Weiterleiten.
Ein vollständiges Ticketsystem fürs Rathaus
Die Kommunalapp ist mehr als ein Meldeformular. Im Dashboard steuert die Verwaltung jede Meldung vom Eingang bis zur Erledigung.
Vorsortiert durch KI
Jede Meldung kommt mit Kategorie, Beschreibung und Einschätzung der Dringlichkeit an. Unsichere Einschätzungen sind markiert, damit jemand genauer hinschaut.
Ticketsystem mit Statusverlauf
Jede Meldung wird ein Ticket mit eigener Nummer, Status von offen bis erledigt, Zuweisung an Mitarbeitende, internen Kommentaren und Rückmeldungen an Bürger. Filter nach Status, Dringlichkeit und Zuständigkeit.
Routing nach eigenen Regeln
Regeln nach Kategorie und Dringlichkeit entscheiden, welche Stelle eine Meldung bekommt. Ein dringender Straßenschaden kann anders laufen als ein kosmetischer, mit Prioritäten und einer Ausweich-Stelle. Jede Zuweisung ist begründet.
Dringlichkeitsstufen und Fristen
Drei Stufen von dringend bis kosmetisch, mit eigenen Bearbeitungsfristen je Kategorie. Überfällige Meldungen werden markiert und landen auf einer eigenen Liste. Die automatische Benachrichtigung der Leitung ist für den Pilotbetrieb vorgesehen.
Stellen und Zuständigkeiten
Das Rathaus legt seine Stellen selbst an, etwa Bauhof, Ordnungsamt oder Stadtwerke, ordnet Mitarbeitende zu und schaltet neue Kolleginnen und Kollegen per Einladung frei.
Berichte und Auswertungen
Auf Knopfdruck ein druckfertiger Bericht: offene und erledigte Meldungen, durchschnittliche Bearbeitungszeit, Verteilung nach Kategorien und die neuesten Fälle. Zum Beispiel für den Gemeinderat.
Karte und Gemeindegrenze
Alle Meldungen auf der Karte, gebündelt nach Ort. Die Gemeindegrenze ist hinterlegt, Meldungen von außerhalb werden abgefangen.
Nachweis und Rückmeldung
Ein Nachher-Foto dokumentiert, dass der Schaden behoben ist. Bürger sehen den aktuellen Stand und die voraussichtliche Frist über ihren persönlichen Link.
Für Bürger: einfach und motivierend
- Ein Foto genügt. Kein Formular, keine Kategorie zum Aussuchen.
- Den Standort liest die App aus dem Foto, alternativ per Adresse oder Pin auf der Karte.
- Die KI beschreibt den Schaden und schätzt ein, wie dringend er ist.
- Läuft im Browser auf jedem Handy, ohne Installation aus dem App-Store.
- Der Bearbeitungsstand lässt sich jederzeit über einen persönlichen Link verfolgen.
- Bei Gefahr erscheint sofort der Hinweis auf die Notrufe 110 und 112.
KI mit Leitplanken
- Unsichere Einschätzungen markiert die KI, damit ein Mensch genauer hinschaut.
- Fotos ohne kommunalen Bezug werden aussortiert.
- Die KI schlägt vor, die Mitarbeitenden entscheiden.
Von der Kommunalapp zur eigenen Stadt-App
Der Störungsmelder ist der Einstieg. Darauf aufbauend könnte die Kommunalapp zur App Ihrer Stadt werden, etwa als „Stadt Geislingen App“, im Erscheinungsbild der Gemeinde und als direkter Draht zwischen Rathaus und Bürgern.
Eine Idee für die Weiterentwicklung, über die ich gerne mit interessierten Gemeinden spreche.
- Störungsmelder: Schäden per Foto melden, mit dem Ticketsystem der Kommunalapp dahinter.
- Veröffentlichungen: Amtsblatt, Neuigkeiten und Veranstaltungen an einem Ort.
- Push-Meldungen: Straßensperrungen, Warnungen oder wichtige Termine direkt aufs Handy.
- Feedback der Bürger: Rückmeldungen, Ideen und kurze Umfragen, strukturiert beim Rathaus.
- Weitere Dienste: Nach Bedarf der Gemeinde erweiterbar, Schritt für Schritt.
Bereit für mehrere Gemeinden
Jede Gemeinde bekommt ihr eigenes Erscheinungsbild mit Wappen und Farben, ihre eigene Gemeindegrenze und ihre eigenen Zuständigkeiten. Die Technik dahinter ist von Anfang an für mehrere Gemeinden ausgelegt. Das macht auch einen gemeinsamen Start mehrerer Kommunen im Kreis einfach.
Datenschutz im Echtbetrieb
Im Pilot- und Echtbetrieb werden personenbezogene Daten, also auch die Fotos, ausschließlich auf Infrastruktur in Deutschland und der EU verarbeitet, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Barrierefreiheit ist von Anfang an Teil der Entwicklung.
Live-Demo auf Anfrage: Ich zeige Ihnen die Kommunalapp gerne im Rathaus oder per Video.
Demo anfragen
Malte Witt aus Geislingen
Über 15 Jahre in Agenturen, Konzernen, der Politik und der eigenen Beratung, darunter vier Jahre als wissenschaftlicher Mitarbeiter im Deutschen Bundestag. Immer an der Schnittstelle von Kommunikation, Vertrieb und Technologie und immer mit dem Ziel, Abläufe zu digitalisieren und zu automatisieren, für Mittelstand und Konzerne wie BLANCO, MAPAL und BOSCH PowerTools. Ich weiß, wie Fachabteilungen ticken, was die Leitung braucht und wo Technik wirklich weiterhilft.
Seit 2023 steht dabei KI im Mittelpunkt: Was mit KI heute möglich ist, übersetze ich in konkrete Lösungen für meine Kunden. Als COO und Managing Director DACH verantworte ich bei AI-KIP eine Plattform, mit der Unternehmen und Kommunen dank KI-Agenten intelligenter arbeiten. Mit mamowi begleite ich kleine Firmen und Kommunen bei den ersten Schritten mit KI: Zeitfresser finden, die passenden Anwendungsfälle auswählen und schnell spürbare Entlastung schaffen.
Ich berate nicht nur, ich baue auch. Die Kommunalapp und die Automatisierungen für Verwaltungen entwickle ich selbst. Sie sprechen also direkt mit dem, der die Lösung umsetzt und betreut.
Er findet immer einen Draht zum Gegenüber, schafft eine angenehme Atmosphäre und weiß, wie man erfolgreich Vertrauen und Beziehungen aufbaut.
Was Rathäuser mich oft fragen
Was kostet die Zusammenarbeit?
Das hängt vom Umfang ab. Für Kommunen arbeite ich zu Konditionen, die in einen kommunalen Haushalt passen. Nach dem ersten Gespräch erhalten Sie ein klares Angebot, laufende Kosten für Betrieb und KI legen wir vorab transparent fest.
Wie schnell sehen wir Ergebnisse?
Der KI-Fahrplan liegt wenige Tage nach dem Auftakt vor. Erste Entlastung im Alltag ist in der Regel nach wenigen Wochen sichtbar, weil wir mit risikoarmen Anwendungsfällen ohne Personendaten beginnen.
Brauchen wir eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Einrichtung und Betrieb übernehme ich auf Wunsch komplett. Ihre IT oder Ihr IT-Dienstleister wird dort eingebunden, wo Schnittstellen zu Fachverfahren nötig sind.
Wie ist der Datenschutz geregelt?
Personenbezogene Daten verlassen Deutschland nicht. Die Verarbeitung läuft lokal im Rathaus oder in einem deutschen Rechenzentrum mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ihr Datenschutzbeauftragter ist von Anfang an eingebunden.
Erstellt die KI Bescheide oder Rechtsauskünfte?
Nein. Die KI liefert keine Rechtsgrundlagen. Sie füllt geprüfte Vorlagen Ihrer Verwaltung mit den Angaben des Einzelfalls, die Freigabe erfolgt immer durch Mitarbeitende.
Wie nehmen wir Personalrat und Mitarbeitende mit?
Von Anfang an. Es geht um Entlastung, nicht um Stellenabbau. Die Gespräche in den Ämtern stehen am Anfang des Projekts, und der Personalrat ist früh dabei.
Können wir einzelne Bausteine unabhängig nutzen?
Ja. Die Beratung mit KI-Fahrplan, die Lösung für Protokolle und Aufgaben und die Kommunalapp funktionieren unabhängig voneinander. Viele Verwaltungen starten mit einem Baustein und bauen dann aus.
Ist die Kommunalapp schon im Einsatz?
Die Kommunalapp ist in Geislingen entstanden, die Einführung dort ist in Vorbereitung. Die Anwendung ist voll funktionsfähig und ich zeige sie Ihnen gerne live, im Rathaus oder per Video.
Können mehrere Gemeinden gemeinsam starten?
Ja. Die Kommunalapp ist für mehrere Gemeinden ausgelegt, jede mit eigenem Wappen, eigener Gemeindegrenze und eigenen Zuständigkeiten. Sprechen Sie mich gerne auf einen gemeinsamen Start im Kreis an.
Stand: September 2026
Lassen Sie uns über Ihr Rathaus sprechen
Das erste Gespräch ist kostenlos und unverbindlich, gerne auch direkt bei Ihnen vor Ort.
Gespräch vereinbaren